某日區委書記安排下午2點在3個點召開城市建設重點工程協調會，已發出通知。上午，氣象臺報有臺風，并通知書記參加省防臺抗臺工作會議。13時，書記參加完防韋帕臺風會議回來，口授辦公室主任防臺緊急通知，20 分鐘后，口授結束，辦公室主任正待整理，上級電話至，通知市委書記于下午2時出發到本區現場檢查防臺工作，同時，要求辦公室主任2時前前往市政府迎接書記。請問，如果你是辦公室主任，如何處理此事。

　　[分析]

　　該案例發生3個緊急事項：

　　（1）現場檢查工作與協調會發生沖突；

　　（2）檢查點亟待安排；

　　（3）迎接與整理通知無法分身。需要統籌兼顧。

　　[處理方法]

　　第一，迅速向書記請示匯報，以了解書記處理態度和意見，確保信息真實，正確決策。

　　第二，迅速交代口授材料整理人員，擬制好通知。

　　第三，親自前往市政府迎接領導。

　　[發展]

　　書記意見：協調會時間不變、地點不變，協調會內容和現場檢查工作兩事合一。

　　[分析]

　　此意見是化解危機的絕妙方法，首先，協調會時間地點不變以體現通知的嚴肅性，內容合二為一以體現辦事高度靈活性。

　　[處理方法]

　　第一，按照書記要求，交代在家秘書迅速通知有關人員，增加防臺內容；

　　第二，兵分二路，約定第一個點匯集點，隨帶雨具。

　　[發展]

　　3個點現場檢查完成后，市領導臨時決定，到區政府聽取全區防臺情況匯報。

　　[分析]

　　視察進行中臨時出題，要求辦公室具有一定的應急能力，首先，要安排好會議室，做好會務接待；第二，要通知相關區領導參加匯報會；第三，為領導準備必要匯報材料。

　　[處理辦法]意見

　　第一，請求書記，根據書記意見，迅速通知在家秘書，安排好會務、通知出席領導；

　　第二，迅速把緊急通知和領導筆記本提前交會議室，以便領導匯報。

　　[小結]

　　此為辦會成功案例：其一，請示及時、指示明確；其二，團隊合作配合默契，內外司職快速；第三，團隊成員具有處理公務的基本素質。